Автоматизированная система
«МЕРЛИН-ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Версия 1.0

ВВЕДЕНИЕ

Сначала приведу немного статистической информации. Знаете ли вы, что…

• Каждый сотрудник тратит около 1 месяца рабочего времени за год на поиск потерянной в архивах информации?
• 15 процентов бумажных документов безвозвратно теряются?
• На согласование документа может уйти от 60 до 70 процентов рабочего времени?
• 30 процентов перемещений сотрудников по офису тем или иным образом связано с поиском бумажных документов?
• От  20 до 30 процентов поставленных перед исполнителем задач в силу указанных выше причин исполняются не вовремя или не исполняются вообще?

Не секрет, что документы как носитель информации в государственных учреждениях и коммерческих компаниях играют очень важную роль. Они выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. В процессах создания, движения, обработки, распространения и хранения документов так или иначе задействованы все участники бизнес-процессов - от рядовых сотрудников до руководителей. И если сравнивать организацию с живым организмом, то документооборот по своей сути выполняет функции его кровеносной системы. Поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия.

Повсеместная компьютеризация привела к тому, что все чаще электронные документы заменяют бумажные. К сожалению, этот переход, кроме большего удобства при создании документов и небольшой экономии расходных материалов (тонера и бумаги), ничего не дает. И поэтому все чаще для повышения качества работы с документами предприятия используют специальные комплексные информационные системы. Это позволяет не только автоматизировать традиционное делопроизводство, но и выйти на более высокий уровень управления организацией и повысить ее корпоративную культуру. А, следовательно, получить дополнительные конкурентные преимущества для достижения поставленных целей и успеха во внешней среде. Обратившись все к той же аналогии документооборота как кровеносной системы, систему электронного документооборота по праву можно назвать сердцем бизнеса.